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Outil de prise de notes

Préparez chaque échange, capturez chaque conversation et relancez les interlocuteurs sans attendre, sans avoir à vous préoccuper des tâches administratives.

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Capturez vos réunions et vos appels, nativement dans HubSpot ou via des intégrations connectées

Abordez chaque conversation avec un contexte complet

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Envoyez vos relances et actualisez votre CRM en un instant

Les représentants commerciaux perdent des heures dans des tâches administratives qui ne devraient pas exister.

Après chaque conversation, les représentants commerciaux font face à la même montagne de tâches administratives : mettre à jour les fiches d'informations, rédiger les e-mails de relance et rechercher des informations sur le contexte avant la réunion suivante. Ces tâches s'accumulent vite et chaque heure consacrée à l'administratif est une heure de moins consacrée à la vente.

L'outil de prise de notes de HubSpot change tout cela. Il rejoint vos réunions et vos appels, capture chaque conversation et fait remonter automatiquement les informations dont votre équipe a besoin pour se préparer, faire un suivi des conversations et actualiser votre CRM. Vos représentants commerciaux arrivent préparés, relancent sans attendre et font progresser leurs transactions.

  1. Capturez chaque conversation en toute fluidité.

    L'outil de prise de notes de HubSpot rejoint vos conversations automatiquement et prend en charge l'enregistrement, la transcription et le résumé.
    Vous utilisez déjà une intégration connectée ? Importez plutôt ces transcriptions directement dans HubSpot. Dans les deux cas, chaque conversation est capturée, consultable et rattachée au bon contact, à la bonne entreprise ou à la bonne transaction, sans qu'aucune donnée ne passe entre les mailles du filet.

  2. Abordez chaque rendez-vous en ayant déjà les informations les plus importantes en tête.

    Avant votre prochain rendez-vous, l'outil de prise de notes de HubSpot rassemble tout ce que votre représentant commercial doit savoir : l'étape de la transaction, l'activité récente et les tâches en cours. Plus besoin de fouiller dans ses notes ou de jongler entre les onglets cinq minutes avant un appel. Vous pourrez participer aux appels en maîtrisant l'ensemble du dossier pour faire avancer la transaction.

  3. Relancez et actualisez votre CRM en quelques secondes.

    Dès qu'un appel ou un rendez-vous se termine, l'outil de prise de notes de HubSpot entre en action. Il génère un récapitulatif et fait remonter les prochaines étapes, que vous convertissez en tâches d'un simple clic. Il rédige les e-mails de relance, qui sont prêts à être vérifiés et envoyés en quelques secondes. Les suggestions de mise à jour du CRM s'affichent automatiquement pour être vérifiées par les représentants commerciaux, afin que les fiches d'informations des transactions restent à jour sans effort supplémentaire à fournir. Partagez les récapitulatifs en externe via un lien sécurisé, ou conservez-les en interne.

Si vous avez des questions, contactez l'équipe commerciale.

1 888 482 7768

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Questions fréquentes

Retrouvez les réponses aux questions fréquentes sur le logiciel de prise de notes IA de HubSpot.

L'outil de prise de notes de HubSpot est intégré directement à la plateforme. Il vous aide à préparer et à capturer vos conversations avec les clients, à vérifier les relances suggérées et à maintenir les fiches d'informations des transactions à jour. Vos représentants commerciaux consacrent moins de temps à l'administratif et davantage à faire progresser leurs transactions.

Il vous revient d'établir la base juridique appropriée pour l'enregistrement des réunions, conformément aux réglementations locales. L'outil est opéré avec le sous-traitant Hyperdoc Inc., qui héberge les données sur une infrastructure AWS en Europe (Francfort), aux États-Unis et en Asie. HubSpot vous recommande d'informer systématiquement vos interlocuteurs avant toute réunion enregistrée.

Lorsque l'outil de prise de notes rejoint une réunion, il envoie automatiquement un message audio et un message de chat pour informer tous les participants que l'enregistrement est en cours. Sur Zoom, l'hôte doit approuver l'enregistrement via une fenêtre contextuelle. Ces mécanismes permettent d'assurer la transparence auprès de tous les participants.

Si l'outil ne parvient pas à rejoindre une réunion (par exemple, s'il reste plus de cinq minutes dans une salle d'attente sans être admis), une explication s'affiche directement dans le produit. L'outil quitte alors la réunion sans créer de fiche d'informations.

L'outil de prise de notes annonce sa présence via un message audio, un message dans le chat de la réunion et une fenêtre contextuelle dès qu'il rejoint l'appel. Les participants peuvent ainsi être informés en temps réel que la réunion est enregistrée. Il vous appartient de vous assurer que vous disposez de la base juridique appropriée avant d'activer l'enregistrement.

La fiche d'informations d'appel associée à la réunion est créée automatiquement à la fin de l'appel. Elle contient l'enregistrement vidéo, la transcription et les prochaines étapes suggérées. Le délai de traitement est généralement de quelques minutes après la fin de la réunion.

L'outil de prise de notes IA de HubSpot fonctionne avec Google Meet, Microsoft Teams et Zoom. Il rejoint automatiquement les réunions éligibles depuis votre calendrier connecté, ou vous pouvez l'inviter manuellement. À noter : pour Zoom, l'hôte de la réunion doit activer l'enregistrement local dans les paramètres de son compte Zoom.

L'outil de prise de notes détecte automatiquement la langue parlée lors de la réunion et transcrit dans la langue détectée. Plusieurs langues sont prises en charge, consultez la liste complète des langues disponibles pour la transcription dans la documentation HubSpot. À noter : Google Meet ne prend actuellement en charge que les transcriptions en anglais.

Il ne l'actualise pas automatiquement, les représentants commerciaux gardent la main. Après chaque conversation, l'outil de prise de notes IA de HubSpot fait remonter des suggestions de mise à jour des propriétés de transaction, les prochaines étapes à suivre et des brouillons de relance. Les représentants commerciaux peuvent approuver, modifier ou ignorer chaque suggestion avant tout enregistrement dans la fiche d'informations.

Oui, aucune installation d'application supplémentaire n'est requise. L'outil de prise de notes IA fonctionne avec votre configuration Google Meet, Microsoft Teams ou Zoom existante. Vous pouvez également importer directement les transcriptions issues des intégrations connectées.

L'outil de prise de notes IA de HubSpot est disponible dans les versions Starter, Pro et Entreprise du Sales Hub et du Service Hub. Une licence Sales ou Service attribuée est requise.

Quelques points à garder à l'esprit : Google Meet ne prend actuellement en charge que les transcriptions en anglais. Les législations sur les enregistrements varient selon les régions. Il revient à votre équipe d'établir la base juridique appropriée pour procéder aux enregistrements. L'outil de prise de notes nécessite par ailleurs un calendrier connecté ainsi que l'activation de l'enregistrement et de la transcription des appels. Si l'outil de prise de notes ne peut pas rejoindre une réunion, une explication s'affiche dans le produit pour vous informer de ce qui s'est passé.

Fonctionnalités principales du Sales Hub

L'outil de prise de notes IA de HubSpot est disponible avec le Sales Hub et le Service Hub. Découvrez d'autres fonctionnalités de HubSpot ci-dessous.

  • Logiciel de prospection gratuit

    Utilisez les outils de prospection de HubSpot pour générer des leads, des rendez-vous et conclure davantage de ventes.

  • Vente assistée par l’IA

    Obtenez une vue d’ensemble de vos activités commerciales et trouvez de nouvelles opportunités grâce à l’IA.

  • Logiciel gratuit de prise de rendez-vous

    Partagez un lien avec vos clients qui leur permet de voir vos disponibilités et de réserver des réunions avec vous.

  • Agent IA pour la prospection commerciale

    Accélérez et automatisez votre prospection commerciale à l’aide de l’agent IA Breeze pour la prospection.

  • Générateur d'e-mails IA

    Générez gratuitement des e-mails commerciaux de qualité en quelques instants grâce à l'IA.

  • Suivi des e-mails

    Recevez des notifications en temps réel lorsque vos prospects ouvrent des e-mails ou cliquent sur des liens.

  • Fichier client

    Accédez à des informations sur chaque individu et entreprise à qui vous adressez des e-mails directement dans votre boîte de réception Gmail ou Outlook.

  • Création de devis

    Créez et partagez gratuitement des devis professionnels en quelques clics.

  • Générateur de modèles d'e-mails gratuit

    Enregistrez et réutilisez vos e-mails les plus performants et partagez-les avec votre équipe pour améliorer votre suivi client.

  • Création de playbook commercial

    Créez une bibliothèque de meilleures pratiques et de ressources de vente à partager avec votre équipe.

  • Sales automation

    Utilisez des workflows pour automatiser la rotation des leads et la création de tâches, et optimisez le suivi des prospects grâce aux séquences.

  • Outil de reporting commercial

    Bénéficiez d'une visibilité totale sur vos données commerciales grâce à des rapports qui permettent de suivre de près votre pipeline et d'établir des prévisions plus précises.

  • Suivi et gestion des documents commerciaux

    Créez une bibliothèque de documents commerciaux que vous pouvez facilement partager avec des prospects.

  • Logiciel de gestion commerciale

    Gérez votre activité commerciale au sein d'une même plateforme grâce à HubSpot, de la prospection à la fidélisation client.