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CRM pour organismes de formation : définition et conseils pour choisir

Les CRM sont d'excellents outils pour les écoles et établissements d'enseignement qui cherchent à améliorer leur expérience d'admission et d'intégration des nouveaux étudiants. Un CRM pour organismes de formation vous permet de tisser des liens avec vos nouveaux étudiants et de les suivre tout au long du cycle de formation.
Découvrez-en plus sur les CRM spécialisés en enseignement, leurs fonctionnalités et utilisation.
étudiante sur son ipad lisant un blog

Qu'est-ce qu'un CRM pour organismes de formation ?

Un logiciel de gestion de la relation client (CRM) pour organisme de formation gère toutes les interactions entre votre établissement et vos étudiants actuels et potentiels. Il aide également à communiquer avec les autres parties : anciens étudiants, employés, donateurs et autres membres du domaine de l'éducation au sein de votre établissement.

Le logiciel CRM spécialisé en éducation collecte des informations essentielles sur le client à partir de différents canaux et les entrepose sur une seule base de données facile d'accès. Voici certaines des informations qu'un système CRM peut collecter :icone d'étudiants assis sur un livre

  • Le nom
  • L'âge
  • Le genre
  • L'historique de formation
  • Les coordonnées (e-mail, téléphone, réseaux sociaux)

À l'aide de ces données, vous pouvez personnaliser des messages pour vos étudiants à travers différents canaux.

Pourquoi utiliser un CRM en tant que centre de formation ?

À l'ère de la digitalisation, les étudiants se reposent sur différentes formes de communication, avant tout digitale. Pour les trouver, vous devez adapter votre stratégie de communication pour répondre à leurs besoins. Ainsi, avoir un CRM n'est plus simplement une option mais une nécessité afin de pouvoir atteindre votre audience. Les CRM spécialisés dans l'enseignement sont en train de devenir des applications essentielles, peu importe la taille, l'emplacement ou le type d'établissement.

 

1 - Pour suivre les étudiants tout au long du parcours d'admission

L'admission de nouveaux étudiants est une partie cruciale du travail d'un organisme de formation, bien qu'elle puisse être parfois compliquée à mettre en place.

  • À quoi ressemble votre processus d’admission ?
  • Combien votre établissement compte-t-il de départements ?
  • Combien de prospects vous attendez-vous à admettre ?

Quand vous gérez des nouveaux étudiants, de nombreuses erreurs peuvent être commises lors de la collecte des informations de contact. Imaginez que vous ayez noté le mauvais numéro de téléphone ou la mauvaise adresse e-mail d'un étudiant, vous aurez alors perdu un étudiant potentiel pour votre établissement. Un bon logiciel CRM vous permet d'éviter ces problèmes et les frais associés.

Une plateforme CRM vous aide à créer un parcours clair qui attribue des prospects à des agents d'admission spécifiques de votre établissement. À l'aide de votre équipe, vous pouvez créer une saisie de données fiable et un système de gestion des contacts qui suit toutes les nouvelles admissions et stocke automatiquement les informations.

Les outils de gestion de contacts sont particulièrement utiles pour de grands établissements qui possèdent de nombreux sites et campus dans différentes villes et régions.

 

2 - Pour gérer les communications et les demandes étudiantes et internes

Communiquer avec des centaines ou milliers d'étudiants à la fois peut être un véritable défi si vous n'avez pas de système pour vous aider.communication multicanale

Si vous ne disposez pas des outils adéquats, transmettre des informations cruciales à vos étudiants devient difficile, que ce soit pour envoyer les messages à tous les étudiants, ou bien les envoyer au meilleur moment, ce qui ensuite ralentit d'autres processus essentiels de votre établissement. Un bon CRM pour organisme de formation vous apporte les outils de communication nécessaires tout en proposant d'autres possibilités de séquences personnalisées et de messages ciblés grâce au marketing automation.

Les séquences personnalisées assurent par exemple que vos étudiants potentiels reçoivent vos informations au moment idéal. Une fois qu'un prospect répond de la manière voulue, vous pouvez organiser des réunions ou des appels programmés.

 

3 - Pour mesurer le progrès de votre établissement

Chaque action prise pour votre établissement l'aide à se développer et à s'agrandir. Cependant, comment savoir si votre établissement s'est développé ? Comment évaluer vos succès et vos échecs au niveau de l'admission ? Comment comparer vos réalisations par rapport à vos objectifs ?Tableaux de bord de reporting

Un système de collecte de données et indicateurs couplé à la création de rapports personnalisés permet d'évaluer la croissance de votre établissement par rapport aux objectifs que vous vous êtes fixés. Un CRM vous permet de suivre les progrès de votre établissement, apportant ainsi des perspectives précieuses sur différents indicateurs de performance. Les CRM pour organismes de formation peuvent élaborer des rapports basés sur l'analyse des données de tous vos étudiants.

 

4 - Pour contrôler les paiements de frais et les rappels

Le suivi et la collecte des paiements des étudiants peuvent être un processus intense. C'est particulièrement le cas si votre établissement accepte les paiements sur toutes les plateformes et de toutes les banques. Comment tenir compte de chaque euro payé sans perdre de vue votre objectif financier ?

Vous pouvez utiliser un CRM spécialisé dans l'enseignement pour suivre les paiements des étudiants pour leurs modules et leurs cours. En plus de montrer les montants collectés pour les paiements étudiants, vous pouvez également savoir où vous vous situez par rapport à vos objectifs. Le bon logiciel CRM vous aide aussi à éditer des relevés de frais et à gérer les relances et rappels pour les étudiants qui ont des retards de paiement grâce à des workflows personnalisés.

 

5 - Pour mesurer le ROI marketing pour votre organisme de formation

Vous pouvez utiliser un CRM spécialisé dans l'éducation pour suivre les indicateurs clés de performance par rapport au ROI de vos campagnes :

  • Quel ROI pour votre marketing ?
  • D'où viennent vos clients avec le plus haut taux de conversion ?
  • Quels canaux marketing fonctionnent le mieux pour votre établissement scolaire ?
  • Combien rapportent vos dépenses publicitaires ?

Les CRM pour l'enseignement peuvent être un outil essentiel dans vos processus marketing. À l'aide d'outils d'analyse, vous aurez une vision précise des réussites de vos efforts marketing et de la capacité à attribuer votre succès d'admission sur des plateformes spécifiques.

Commencez à utiliser le CRM pour organismes de formation de HubSpot dès aujourd'hui.

Quels sont les avantages d'un CRM pour organismes de formation ?

Un logiciel de gestion de la relation client pour organismes de formation peut jouer un rôle essentiel dans la croissance de votre établissement. Voici les avantages clés de ce type de système :

✅ La mise en place d'une base de données

diagramme de croissance

✅ La gestion des requêtes simplifiée

✅ L'augmentation des chiffres d'admission

✅ La centralisation des outils

✅ La facilité du travail d'équipe

✅ La création de rapports et tableaux de bord

 

1 - La mise en place d'une base de données

Un bon logiciel CRM collecte les données essentielles des étudiants potentiels et les stocke dans une base de données à laquelle votre équipe d'admission a accès. De plus, avec de bons systèmes de gestion des contacts, les CRM facilitent également le repérage de bons prospects étudiants et la communication avec ceux-ci pour les équipes de recrutement.

En outre, la saisie de données et leur mise à jour automatisées d'un CRM éliminent les erreurs dans vos registres. Il fusionne les doublons de profils d'étudiants et attribue un numéro d'admission unique à chaque étudiant.

 

2 - La gestion des requêtes facilitée

Vous pouvez gérer les demandes et questions à grande échelle et sans effort à l'aide d’un CRM spécialisé dans l'enseignement. Certaines fonctionnalités telles que la création d'une base de connaissances, la mise en place d'un chatbot, des extraits prédéfinis ainsi qu'un système de création de tickets facilitent la tâche de répondre aux demandes courantes des étudiants auprès des équipes d'admission et priorise celles plus urgentes et ayant besoin de davantage de travail.

 

3 - La croissance des chiffres d'admission

Avec un logiciel CRM, vous pouvez améliorer vos chiffres en lançant des campagnes d'admission étudiantes efficaces. Comme vous pouvez aussi identifier les plus importantes sources de leads qualifiés, vous pouvez attribuer les ressources en conséquence pour soutenir la campagne.

Encore mieux, vous pouvez fluidifier le processus à l'aide du marketing automation. Vous pouvez également lier vos réseaux sociaux et vos autres canaux marketing à votre CRM afin d'unifier vos activités et de faciliter leur gestion.

En priorisant les canaux qui vous apportent le meilleur retour sur investissement, vous augmentez le nombre d'étudiants qui postulent pour votre établissement et vos cours.

 

4 - La centralisation des outils

Les meilleurs CRM pour l'enseignement prennent en charge de nombreuses intégrations. Cela permet à vos équipes d'élargir les fonctionnalités du CRM au-delà de son offre de base. Par exemple, vous pouvez intégrer votre CRM à vos réseaux sociaux, pour y gérer et suivre vos efforts marketing. Vous pouvez également intégrer votre CRM à vos comptes e-mail. Ainsi, vous recevez les e-mails système instantanément et y répondez rapidement sans jamais quitter votre boîte de réception Gmail ou Outlook.

Le but est notamment de faciliter l'adoption du logiciel au sein de votre organisme. En connectant ce dernier aux autres applications que vos équipes ont l'habitude d'utiliser, vous centralisez les différents systèmes sans augmenter la difficulté du travail quotidien.

 

5 - La coopération et le travail d'équipe

La coopération entre les équipes et les départements est indispensable pour le bon fonctionnement de votre établissement. Utiliser un répertoire de contenu dans votre CRM peut faciliter le travail d'équipe. Par exemple, vous pouvez créer une bibliothèque de documents partagés avec notamment des modèles de lettres d'admission, des modèles de programmes éducatifs à partager, ou enregistrer les conversations au sein d'une boîte de réception partagée.

travail d'équipe

Les membres d'équipe peuvent partager les données entre différents départements et niveaux, et les départements peuvent collaborer pour produire de bons résultats sur les tâches qui se croisent. Les processus de votre organisation sont accélérés et le travail de vos équipes est facilité.

De plus, les systèmes CRM disponibles sur mobile peuvent mettre le processus à disposition de tous vos équipiers. Ils peuvent se connecter au CRM et réaliser des tâches sur leurs smartphones et tablettes, permettant une admission accélérée.

 

6 - L'analyse des résultats

Vous pouvez générer des rapports personnalisés qui mesurent les résultats de votre école ou centre de formation à tout moment. Votre équipe peut extraire les informations pertinentes à partir des bases de données et utiliser ces indicateurs pour évaluer les modèles de réussites et prendre des décisions pour améliorer la rétention des étudiants.

Quelles fonctionnalités pour un CRM dans le secteur de l'éducation ?

Quelles fonctionnalités rechercher dans un CRM spécialisé dans l’enseignement ?

✅ La gestion des demandes et candidatures 👩🏻‍🎓

✅ La communication avec les étudiants 📩

✅ Les analyses et les rapports 📊

✅ Les intégrations 🔁

✅ L'automatisation 🤖

✅ La collecte d'avis ⭐⭐⭐

 

1 - La gestion des demandes et des candidatures

admission des étudiantsEst-ce que votre système CRM spécialisé dans l’éducation vous permet de gérer les candidatures et les demandes ?
Beaucoup de personnes vont chercher votre site web et postuler pour vos programmes et vos cours. Certaines vont envoyer des demandes d'informations supplémentaires, et un CRM permet d'entrer en contact avec ces étudiants potentiels. Par exemple, le CRM de HubSpot vous permet de faire tout ce qui est mentionné ci-dessus et même plus. À l'aide du Marketing Hub, vous pouvez :

  • Générer et gérer du trafic sur votre site web.
  • Qualifier les prospects et répondre aux demandes.
  • Gérer les candidatures et qualifier les prospects pour l'admission.

Le CRM de HubSpot est gratuit et le restera. Vous pouvez y gérer jusqu'à 1 million de contacts et d'utilisateurs avec un stockage gratuit, sans limite dans le temps.

2 - La communication avec les étudiants

Cherchez un logiciel CRM spécialisé dans l'éducation qui vous permet d'utiliser de manière efficace les outils de communication à votre disposition. Que vous vous occupiez d'un seul étudiant ou d'une faculté entière, votre CRM doit permettre une communication facile et sans frictions pour créer une expérience utilisateur d'excellence.

Les meilleurs CRM doivent vous aider à personnaliser les communications et mettre en avant un retour sur expérience à double sens. HubSpot propose notamment les fonctionnalités suivantes :

  • La création de chatbots et de live chat pour permettre de collecter les retours des étudiants ou leurs demandes en temps réel.
  • La prise de rendez-vous facilement pour le suivi de leurs demandes à l'aide du partage des calendriers en un clic.
  • L'automation des e-mails pour entrer en contact avec les étudiants en un instant, que ce soit dans le cadre de campagnes marketing ou d'envoi de newsletter.

 

3 - Les analyses et rapports

Est-ce que votre CRM vous aide à collecter et à analyser des données marketing ? Pouvez-vous estimer votre retour sur investissement ou faire le suivi de toutes vos conversions étudiantes ?

HubSpot est doté de ces fonctionnalités. Vous pouvez contrôler et créer des rapports sur de nombreux indicateurs. Par exemple, vous pouvez monitorer :

  • Le taux de conversion
  • La source des prospects
  • La durée du cycle de vente
  • Le chiffre d'affaires

 

4 - Les intégrations

Le CRM de HubSpot vous permet d'intégrer des centaines de modules différents pour plus de fonctionnalités. Par exemple, il prend en charge :

  • Les intégrations e-mail comme Gmail et Microsoft Outlook
  • Les applications de planification comme Google Calendar et Calendly
  • Les applications live chat comme Facebook Messenger

Utiliser HubSpot CRM pour optimiser vos processus d’admission

Étude de cas

Découvrez comment l'Esdes Business School a multiplié par 3 son nombre de candidats avec HubSpot.

En savoir plus

Que vous soyez un petit ou un grand établissement, un CRM spécialisé dans l'enseignement est crucial pour votre processus d'admission.

Vous pouvez utiliser gratuitement HubSpot aujourd'hui et accéder à l'un des meilleurs CRM pour le secteur de l'éducation. Le CRM gratuit de HubSpot permet d'accéder à certains outils des logiciels Sales Hub, Marketing Hub et Service Hub.

Si vous voulez passer à la version premium avec plus de fonctionnalités, contactez un de nos conseillers pour découvrir quel est le meilleur forfait pour les besoins et le budget de votre établissement.

Parmi les fonctionnalités se trouvent entre autres :

  • La gestion des contacts et du pipeline,
  • La gestion des documents commerciaux,
  • Un logiciel d'emailing et de newsletters,
  • La gestion des requêtes entrantes,
  • La création de campagnes marketing.

Découvrez le CRM gratuit de HubSpot

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FAQ

  • Oui, les écoles utilisent des systèmes CRM. Les CRM spécialisés pour l'enseignement aident les écoles et autres établissements d'enseignement secondaire à gérer de grandes quantités de données d'étudiants simplement et de manière accessible.
  • La raison principale est que les établissements ont besoin d'aide pour gérer sans problème leurs données et utiliser leurs canaux de communication de manière efficace, notamment auprès de leurs étudiants.
  • Une université peut utiliser un logiciel CRM pour de multiples raisons, y compris :

    • Gérer les informations des étudiants et les communications
    • Gérer le cycle de vie de l’étudiant
    • Gérer le processus de recrutement
    • Qualifier et intégrer de nouveaux étudiants
    • Former des relations longue durée avec les étudiants et d'autres clients