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Importer des données dans HubSpot

Bienvenue dans le CRM de HubSpot. Quel que soit le système utilisé jusqu'à présent, il est important de savoir comment importer des données existantes dans HubSpot et comment celles-ci vont être stockées. Cette page décrit la structure du CRM de HubSpot et explique comment importer des données. 

Pourquoi importer des données dans HubSpot ?

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    Des imports faciles et rapides

    Il est très facile d'importer des données dans HubSpot. Quelques clics suffisent à exporter les données d'un système existant et à les importer dans HubSpot. La plateforme déduplique automatiquement les fiches d'informations afin de nettoyer et d'organiser la base de données d'entrée de jeu. De plus, les propriétés personnalisées permettent de reproduire la structure existante des données.

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    Des données centralisées

    Importez toutes vos données en quelques clics. Transférez vos contacts, vos entreprises, vos transactions ou vos tickets vers HubSpot en une seule fois, et reliez ces objets entre eux à l'aide d'un simple mappage en fonction des données des colonnes. Aucun traitement manuel n'est requis.

  3. Des informations exploitables, renseignées automatiquement

    Le CRM de HubSpot complète automatiquement les fiches de vos contacts, entreprises et transactions avec des informations tirées de sa base de données, qui compte plus de 20 millions d'entreprises. Seule l'adresse e-mail professionnelle du prospect est requise. Cela signifie moins de temps passé à rechercher des informations sur les prospects et les entreprises, et plus de temps à consacrer à la satisfaction des clients.

Comment importer des données dans HubSpot

Un CRM stocke les données sous forme d'objets. Un objet s'apparente à une fiche d'informations contenant certaines catégories de données. Celles-ci sont enregistrées en tant que propriétés, lesquelles décrivent certaines caractéristiques de l'objet concerné. Le CRM de HubSpot s'appuie sur quatre objets standards : les contacts, les entreprises, les transactions et les tickets. Chacun de ces objets regroupe différents types de données et peut être relié aux autres selon des règles spécifiques. Avant de poursuivre, il est important de bien définir ces quatre objets. 
Contacts

Il s'agit des individus avec lesquels vous interagissez, que ce soit par téléphone ou par e-mail, en vue de débuter ou d'entretenir une relation commerciale avec eux. La fiche d'informations d'un contact contient des informations comme son prénom, son nom, son adresse e-mail et son numéro de téléphone. Elle affiche également un historique des interactions et le nom de son dernier point de contact avec l'entreprise. Un contact ne peut être associé qu'à une seule entreprise, mais il peut être associé à plusieurs transactions ou tâches.

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Entreprises

Il s'agit des entreprises où travaillent vos contacts. Il est possible d'avoir plusieurs contacts au sein d'une même entreprise. La fiche d'informations d'une entreprise contient des informations comme le nom, le domaine, le secteur d'activité et le numéro de téléphone. Elle indique également la ville, le nombre de salariés et le chiffre d'affaires indicatif de l'entreprise. Plusieurs contacts, transactions ou tâches peuvent être associés à une même entreprise.

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Transactions

Les transactions permettent de gérer le processus de vente et de suivre le chiffre d'affaires potentiel. Elles progressent d'étape en étape et se concluent de deux manières : fermée gagnée ou fermée perdue. La fiche d'informations d'une transaction indique le montant de la vente potentielle, la date de conclusion estimée et le nom du gestionnaire. Une transaction peut être associée à seulement une entreprise, mais à plusieurs contacts.

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Tickets

Les tickets représentent les interactions avec le service client. À l'instar des transactions, ils progressent d'étape en étape, de leur création à leur fermeture. Les tickets contiennent des informations comme la source, le délai de réponse du premier membre de l'équipe du service client et le délai de fermeture. Ils peuvent être associés à tout contact, entreprise ou transaction. Un ticket peut être relié à un seul objet ou à plusieurs.

Migrer vers un nouveau CRM peut sembler délicat étant donné le nombre d'éléments en jeu, car aucune information historique essentielle ne doit être perdue au cours de la migration. Il existe plusieurs manières simples d'implémenter HubSpot CRM, et les équipes de HubSpot se tiennent à votre disposition pour vous accompagner à chaque étape.  Avant l'import des données, il est important de les nettoyer. À cet effet, les éléments suivants sont à prendre en compte :

  • Lorsque vous ajoutez des contacts dans HubSpot CRM, le système déduplique ces derniers en fonction de leur adresse e-mail.
  • Lorsque vous ajoutez des entreprises, le système les déduplique en fonction du nom de domaine.
  • Les transactions et les tickets ne sont pas dédupliqués.
  • Afin d'optimiser l'import de données, vous devez au préalable définir et créer les propriétés personnalisées souhaitées dans HubSpot CRM.
  • Une fois que tout est prêt, importez un échantillon de données pour vérifier la bonne configuration du processus. Importez ensuite le reste des données. 

Transférer des données vers HubSpot CRM

Une fois les données nettoyées et préparées pour la migration, plusieurs méthodes permettent de transférer les informations existantes vers HubSpot. Choisissez la méthode la plus adaptée à votre organisation, en fonction du type de données importées et des ressources internes disponibles. Quatre approches possibles sont abordées ci-dessous.
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Chargement d'un fichier
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Avantages

  • Assistance de l'équipe support de HubSpot.
  • Option la moins technique.

Inconvénients

Aucune tâche ni interaction (notes, appels, e-mails) ne peut être importée via un fichier .csv.

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Intégration Salesforce
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Avantages

  • Intégration native.
  • Assistance de l'équipe support de HubSpot.
  • Possibilité d'importer des données pour tous les types d'objets.

Inconvénients

  • Pour être synchronisés, tous les objets doivent être associés à un contact ou à un lead dans Salesforce.
  • Pour être synchronisés, tous les contacts et les leads doivent disposer d'une adresse e-mail.
  • Abonnement Hub Marketing ou Hub Sales Pro requis.

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Systèmes tiers
Avantages

  • D'autres plateformes permettent d'effectuer la migration. Des entreprises comme Import2, Data2CRM et Trujay Group fournissent des services de migration de données pour les principaux CRM du marché.

Inconvénients

  • Coûts associés.
  • Certaines plateformes ne prennent pas en charge tous les objets.
  • Support HubSpot indisponible.

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Consultant technique HubSpot
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Avantages

  • Une solution sur mesure, personnalisée en fonction de vos besoins.
  • Une assistance technique pour les migrations ou les imports complexes.
  • Disponible par téléphone ou en personne pour assurer une configuration complète.

Inconvénients

  • Coûts associés.

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Points de terminaison d'API
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Avantages

Possibilité d'importer des données pour tous les types d'objets.

Inconvénients

  • Nécessite des ressources techniques internes non fournies par HubSpot.
  • Assistance limitée au forum des développeurs (en anglais).
  • Option la plus technique.

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