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Qu'est-ce que la téléphonie VoIP ?

La téléphonie VoIP (Voix sur IP) vous permet de contacter l'ensemble de vos clients et de vos prospects depuis tous vos supports et d’exploiter efficacement les données liées à ces appels.

La plateforme client de HubSpot inclut des outils de gestion d'appels pour la prospection et le service client, directement connectés à votre base de données.

Le réseau téléphonique commuté (RTC) français, ou réseau téléphonique classique, est voué à disparaître dans les prochaines années. Il est donc important pour les entreprises de s'adapter et d'utiliser les nouvelles technologies à leur disposition pour développer une communication téléphonique par Internet, utilisable partout dans le monde.

 

 

Comment fonctionne la VoIP ?

Internet met en réseau l'ensemble des réseaux locaux, ou LAN, ce qui en fait en quelque sorte le réseau des réseaux. On se connecte à Internet via un FAI (Fournisseur d'Accès à Internet) et on accède alors à un panel de services dématérialisés.

Le protocole VoIP consiste à transformer le signal voix d'un appel en un ensemble de paquets de données numériques. C'est le protocole qui est utilisé lorsque deux personnes s'appellent via un logiciel d'appel en ligne, par exemple. Cette technologie peut aussi bien concerner la voix que la vidéo, les fax ou les messages.

Grâce à un standard téléphonique IP physique (téléphone fixe) ou mobile (ordinateur, mobile), il était déjà possible de se connecter en interne au réseau privé d'une entreprise via une connexion data. La communication était alors illimitée et gratuite.

L'enjeu de du système de téléphonie VoIP est de pouvoir contacter une personne externe à ce réseau privé via une connexion au réseau opérateur. Ainsi, une personne peut brancher son téléphone via une connexion internet et accéder à l'ensemble du réseau téléphonique classique, y compris aux numéros qui ne sont pas connectés au réseau Internet et qui n'utilisent pas la téléphonie VoIP. Il est donc possible de joindre les lignes téléphoniques de l'interlocuteur de son choix - et ce en meilleure qualité. Il existe plusieurs technologies VoIP en fonction des besoins de l'entreprise :

  • Une technologie physique de type IPBX (pour Internet protocol Private Branch eXchange, un outil de téléphonie d'entreprise qui utilise Internet), intégrée au sein des locaux, assez coûteuse à mettre en place et de moins en moins plébiscitée,
  • Un équipement logiciel, au moyen d'une installation de l'IPBX logiciel dans l'infrastructure sélectionnée, ce qui garantit une certaine autonomie,
  • Un service de type Saas ou Centrex IP qui consiste à faire appel à un prestataire externe qui commercialise ce service.

Afin de déterminer quelle est la solution la plus adéquate pour une entreprise, il convient de lister les besoins de cette dernière :

  • quantité de postes téléphoniques,
  • nombre de lignes,
  • sécurité et qualité souhaitées, etc.
téléphonie VoIP

Quelle est la différence entre VoIP et ToIP ?

ToIP

La ToIP, pour Telephony over IP ou téléphonie sur IP en français, fonctionne grâce au protocole Internet au même titre que la VoIP. Elle consiste à remplacer la téléphonie traditionnelle par une solution informatisée, matérialisée par une nouvelle infrastructure.

Afin de pouvoir utiliser la technologie ToIP, les entreprises s'équipent ainsi de téléphones IP ainsi que d'un standard téléphonique IPBX. Elle est donc assez coûteuse à mettre en place, ce qui peut constituer un frein pour une entreprise.

Comme elle fonctionne sur un réseau IP local, la technologie ToIP est tout à fait indiquée pour relier les différents téléphones IP de l'entreprise et pour élaborer une stratégie de communication téléphonique unifiée. En outre, l'infrastructure ToIP offre la possibilité d'exploiter tous les services liés à la téléphonie via Internet et les postes IP.

Néanmoins, elle se limite à l'utilisation des postes téléphoniques et concerne les échanges de téléphone à téléphone.

VoIP

La VoIP, elle, est un protocole de transmission de la voix (ou vidéo) sur le réseau Internet.

Pour bénéficier de cette technologie, une entreprise peut faire appel à un fournisseur VoIP, ce qui permet de réduire les coûts d'exploitation, notamment grâce à la mise en commun du matériel nécessaire avec d'autres structures. Les données vocales sont alors transmises, via Internet, de l'émetteur au standard de l'opérateur puis au récepteur.

La téléphonie VoIP ne nécessite pas de modifier l'infrastructure de l'entreprise et peut être utilisée grâce à la mise en place d'un simple convertisseur. Elle concerne en outre l'ensemble des communications (voix, données et vidéo).

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Quel est l'intérêt de la technologie VoIP pour une entreprise ?

La téléphonie VoIP au sein de l'entreprise est aujourd'hui une nécessité en raison de la fin programmée du RTC. Elle présente en outre de nombreux avantages qui rendent son usage particulièrement attractif. 

Il est avantageux pour une structure de s'adapter le plus rapidement possible à ce changement afin d'en être acteur et de pouvoir l'adapter à ses besoins spécifiques.

Grâce à la VoIP, l'entreprise peut mutualiser tout son matériel (téléphone, visioconférence, fax) sur le même réseau. Elle gagne ainsi en souplesse et en cohérence. 

L'infrastructure IP permet de connecter l'ensemble des téléphones d'une entreprise au réseau et même de développer un standard avec numéro unique et accueil vocal. Tous les postes internes peuvent être reliés entre eux et il est possible de programmer un transfert des appels, des communications à plusieurs, des appels illimités, etc.

La téléphonie VoIP est également plébiscitée par les entreprises pour mettre en place des systèmes de communication unifiés et instantanés : Skype ou Zoom, messagerie instantanée d'entreprise telle que Slack, etc.

L'ensemble des opérations de temps réel avec une haute qualité de service, ce qui rend le fonctionnement de cette technologie particulièrement fiable et clair pour ses utilisateurs. 

On peut citer de nombreux avantages au fait d'opter pour la technologie de téléphonie VoIP au sein d'une entreprise : 

  • Une réduction substantielle des coûts. En effet, les appels internes sont gratuits et les appels longue distance considérablement moins chers,

  • La mobilité des collaborateurs est facilitée car ils peuvent communiquer de la même façon au sein de l'entreprise et en déplacement,

  • La productivité est améliorée car la technologie offre un gain de temps et d'efficacité, notamment dans l'organisation des réunions,

  • La sécurité et la fiabilité du système téléphonique sont grandement perfectionnées (authentification, audit des centres de données, etc.).

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Qui utilise la VoIP ?

La téléphonie VoIP est adaptée à l'usage de la plupart des entreprises. 

La flexibilité de son équipement garantit une fluidité d'utilisation qui est adaptée à l'évolution contemporaine des modes de travail. Elle est tout indiquée pour favoriser le télétravail ou les déplacements professionnels

Les équipes à distance peuvent ainsi travailler ensemble au quotidien grâce aux moyens de communication dématérialisés qui les rapprochent.

La VoIP encourage des interactions similaires au face-à-face, ce qui facilite également les contacts avec les clients et les prospects. Tous les domaines d'activité qui possèdent une forte dimension client sont donc favorablement impactés par l'usage de cette technologie. 

C'est le cas notamment des centres d'appels et des services de clientèle. L'automatisation et la personnalisation des fonctionnalités d'appels téléphoniques sont intéressantes pour ce type de métiers : 

  • accueil personnalisé,

  • messagerie vocale,

  • routage des appels,

  • musique d'attente.

La téléphonie VoIP est en outre un outil incontournable pour les entreprises à forte dimension internationale. En effet, cette technologie permet d'enclencher une réduction substantielle des coûts liés aux communications internationales. Les fournisseurs de VoIP proposent ainsi des forfaits avantageux pour des heures d'appels à l'étranger. 

La possibilité d'analyser et d'exploiter les données liées aux communications VoIP est enfin un argument de poids pour toutes les entreprises qui souhaitent établir des statistiques sur leur clientèle et leur prospection. Les offres de téléphonie VoIP prévoient une dimension analytique dans leur service qui représente un réel gain de temps et une source d'informations pertinentes pour toutes les entreprises.

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