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Qu'est-ce qu'un devis ?

La rédaction d'un devis est un élément incontournable de l'activité commerciale de la plupart des entreprises. Découvrez quelles sont les caractéristiques essentielles et les étapes de conception d'un devis personnalisé à l'image de votre activité.

 

Ce document permet d'informer le client potentiel du prix de l'offre à laquelle il souscrit afin que celui-ci puisse comparer différentes offres puis s'engager de manière éclairée auprès du professionnel sélectionné.

Le devis devient contractuel au moment de la signature par le client. Le professionnel s'engage alors à délivrer les produits et les services tels qu'ils sont décrits précisément dans le devis. Le client quant à lui s'engage à régler la somme indiquée dans le devis à la livraison du produit ou du service.

Un devis est signé en double exemplaire pour que chaque partie en conserve une copie.

Il est obligatoire de signer un devis pour l'ensemble des prestations qui excèdent la somme de 1 500 euros. Certains domaines d'activité sont légalement soumis à la rédaction de devis sous certaines conditions : 

  • les travaux et le dépannage,
  • les services à la personne,
  • les entreprises de déménagement,
  • les professionnels de la location automobile, 
  • certains professionnels de santé en libéral. 

Dans la plupart des cas, la rédaction d'un devis est gratuite pour le client. Néanmoins, il est possible pour un professionnel de facturer cette prestation si elle l'engage dans des fortes contraintes de temps ou de déplacement. Il doit alors le signaler à ses clients potentiels et peut déduire le coût de son devis de la prestation finale si ce dernier est sélectionné.

La validité d'un devis peut être limitée dans le temps ce qui permet au professionnel de le modifier à échéance, dans des situations où les prix évoluent rapidement par exemple. Durant la durée de validité du devis, le contenu des prestations ainsi que leur coût ne peuvent être changés.

La rédaction d'un devis est donc une étape sécurisante pour toutes les parties dans la relation commerciale entre un professionnel et un client potentiel.

devis définition

Quelle est la différence entre un devis, une facture et un bon de commande ?

 

Devis vs. facture

Le devis et la facture sont deux documents qui sont couramment employés dans des activités commerciales. Néanmoins, ils n'ont pas le même usage ni la même finalité. 

Le devis est un document à visée informative destiné au client. Il définit les termes de la prestation et dessine les contours de l'engagement réciproque des deux parties. Il est rédigé en amont d'une prestation et doit être signé pour que celle-ci débute.

La facture quant à elle est créée à l'issue du processus commercial pour clore une vente. Elle est une pièce comptable qui intervient comme preuve de la relation commerciale et de la finalisation de la prestation effectuée. La facture possède une valeur légale dès sa création et il est obligatoire de l'éditer dans le cadre d'une prestation commerciale. Elle doit ainsi être numérotée et son objectif est de détailler les services et produits livrés pour obtenir un paiement.

 

Devis vs. bon de commande

Le devis et le bon de commande ont des propriétés communes qui les rendent assez similaires. 

Les deux documents ne sont pas obligatoires mais conseillés dans une relation commerciale entre un professionnel et son client. Ils ont également tous les deux valeur de contrat dès lors qu'ils sont signés par le client car ils engagent alors les deux parties.

Le bon de commande permet de détailler le contenu et les modalités d'une commande au client avant de valider une vente. Il contient des éléments assez semblables à ceux d'un devis qui matérialisent une transaction en amont :

  • identités du vendeur et de l'acheteur,
  • date et numéro de commande,
  • liste exhaustive et détaillée des produits ou services,
  • mode de règlement,
  • conditions générales de vente.

Le bon de commande est principalement employé dans le secteur des ventes de marchandises et plus généralement dans le cadre de vente de produits. Le devis quant à lui est un document dont l'usage s'applique plutôt aux ventes de services.

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Quels éléments inclure sur un devis ?

Le devis se présente la plupart du temps sous la forme d'un tableau qui liste l'ensemble des prestations proposées par l'entreprise :

  • la description détaillée de chaque prestation,
  • le décompte précis des prestations (en quantité et en prix unitaire),
  • le prix de la main d'oeuvre,
  • les frais additionnels (déplacement par exemple),
  • la somme globale à verser en HT (Hors Taxes) et TTC (Toutes Taxes Comprises), en précisant le taux de TVA applicable. 

 

En marge de ce tableau sont contenues les informations relatives à la rédaction du devis : 

  • la mention « devis »,
  • la date de création du devis,
  • la durée de validité de l'offre,
  • la date de début et la durée estimée de la prestation,
  • les conditions de paiement, de livraison et d'exécution du contrat,
  • les conditions générales de vente ou les conditions de service après-vente. 

 

On doit également trouver dans ce document les données qui concernent l'entreprise et le client : 

  • le nom, la raison sociale et l'adresse de l'entreprise,
  • le contact de l'entreprise (numéro de téléphone, adresse mail),
  • le statut et la forme juridique de l'entreprise,
  • le numéro RCS (commerçant) ou SIRENE (artisan),
  • le numéro d'identification à la TVA,
  • le nom et l'adresse du client.

 

Toutes ces informations doivent obligatoirement être mentionnées afin de respecter le caractère contractuel du devis.

La précision et la personnalisation d'un devis dépendent essentiellement de la complexité des prestations dont il est question. Dans tous les cas, il vaut mieux veiller à détailler le plus possible le devis pour éviter les déconvenues et les incompréhensions.

devis, argent, calculatrice et stylo

Pourquoi utiliser un logiciel de devis ?

Le devis est un document comptable très important et assez délicat à réaliser par soi-même.

D'une part, il nécessite de regrouper un grand nombre d'informations afin d'être considéré comme valide juridiquement. Il faut donc concevoir un devis avec beaucoup de soin et sans négliger l'ensemble des données à y insérer.

D'autre part, ce document est souvent la base d'une relation commerciale entre un professionnel et son client. Il convient donc de prendre garde à ce que le devis soit clair, lisible et exhaustif.

Enfin, chaque corps de métier et chaque domaine d'activité possède ses propres codes et sa propre façon d'appréhender la conception d'un devis.

Pour toutes ces raisons, l'utilisation d'un logiciel de devis permet de s'assurer de la fiabilité du document final et de son adéquation avec les contraintes et les besoins de l'entreprise.

Le logiciel de devis permet à l'entreprise de gagner du temps car il propose des fonctionnalités et une automatisation de la gestion des pièces comptables. Ainsi, la relation commerciale reprend toute sa place et l'outil digital vient soutenir l'activité de l'entreprise.

Un logiciel propose des modèles de devis personnalisables et modulables en fonction des besoins de l'entreprise. Il est souvent accessible et simple d'utilisation ce qui permet à l'entreprise de développer une meilleure réactivité auprès de ses clients et donc d'améliorer sa croissance commerciale.

Utilisez HubSpot pour créer un devis et gérer vos documents commerciaux.