CRM de recrutement : définition et conseils pour choisir

Qu'est-ce qu'un CRM pour le recrutement et les ressources humaines ?

Un CRM pour le recrutement est un logiciel pour les entreprises qui veulent créer des relations avec les chercheurs d'emploi et les candidats potentiels. Il vous permet de gagner du temps en éliminant la saisie manuelle de données et en automatisant de nombreuses tâches du recrutement.

Imaginons que vous ayez de nombreux postes à pourvoir dans votre entreprise. Sans un CRM de recrutement, vous devez trier à la main de nombreuses candidatures pour chaque offre que vous publiez, ce qui peut entraîner des délais dans le processus de recrutement.

Un logiciel de gestion des relations avec les candidats vous aide sur de nombreux aspects. Une fois que les candidats ont envoyé leur candidature, le logiciel crée une base de données de talents. Vous pouvez ainsi avoir un aperçu de n'importe quel candidat en quelques clics, vérifier ses expériences passées, et regarder ses compétences pour évaluer son adéquation avec l'entreprise qui recrute.

En outre, un CRM de recrutement vous aide à :

• Attirer, identifier et sélectionner les candidats pour vos offres d'emploi
• Évaluer vos meilleurs candidats en temps réel et sélectionner le meilleur choix pour l'entreprise
• Construire une relation basée sur la crédibilité et la confiance avec vos embauches potentielles, pour leur donner envie de rejoindre votre équipe

Les recruteurs ont besoin des nouvelles technologies pour répondre aux besoins grandissants de recrutement et  parcourir chaque candidature reçue.

En outre, le processus de recrutement continue bien après le filtrage des candidats pour les entretiens. Vous devez former des relations avec les embauches potentielles pour améliorer l'expérience du candidat.
Un logiciel adéquat peut vous aider à fluidifier l'expérience du candidat. Cependant, un rapport Lever de 2022 sur le statut du recrutement montre que seulement 45 % des recruteurs ont suffisamment de moyens et d'outils pour former des relations avec les embauches potentielles.

Un CRM de recrutement peut pallier ce manque et améliorer votre processus de recrutement. Son utilisation est particulière utile si vous êtes dans l'un (ou plusieurs) de ces cas de figure :

• Vous avez de nombreux postes à pourvoir dans votre entreprise ou pour une entreprise tiers.
• Vous recrutez des candidats pour des rôles difficiles à pourvoir.
• Vous avez de nombreuses candidatures à étudier.
• Vous voulez réduire le temps passé sur l'étude d’applications multiples.
• Vous souhaitez améliorer votre marketing de recrutement.

Les avantages d'un CRM de recrutement

Un CRM de recrutement propose de nombreux bénéfices pour une entreprise.

✅ Un vaste « talent pool »

✅ Le suivi du ROI des recrutements

✅ Un meilleur processus d'entretien

✅ Une plus grande maîtrise des ressources

1 - Accès à un large groupe de talents

Peu importe le poste ciblé, un CRM vous permet de gérer un large groupe d'embauches potentielles. Lorsque vous recevez des candidatures pour un poste vacant, vous pouvez utiliser votre logiciel CRM de recrutement pour collecter des informations pertinentes sur vos embauches potentielles. L'outil emploie ensuite ces informations pour créer les profils uniques de chaque candidat.

Vous pouvez également utiliser votre CRM de recrutement pour analyser les profils de candidats et trouver ainsi lequel répond à vos critères définis. Par exemple, si vous voulez des candidats avec une certaine durée d'expérience ou des qualifications spécifiques, votre CRM peut extraire les candidats correspondants de la base de données en quelques secondes.

De cette façon, vous choisissez de faire passer un entretien aux candidats les plus qualifiés, ce qui augmente vos chances d'un processus de recrutement réussi sans passer par LinkedIn ou d'autres sites d'offres d'emploi.

2 - Suivi du ROI des recrutements

Il est important de tester votre processus de recrutement et de comprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.

Un CRM de recrutement vous permet d'assurer le suivi du succès de votre processus de recrutement. Par exemple, il mène des analyses personnalisées sur vos candidats et le processus de recrutement et développe les rapports détaillés sur le taux de rotation, la performance des nouvelles embauches, et la satisfaction client. La maîtrise de ces indicateurs vous permet d'améliorer votre processus de recrutement. Par exemple si vous avez un taux bas de satisfaction des candidats, vous pouvez proposer des formations aux recruteurs et aux managers. Et si certains canaux de candidatures ne vous apportent pas de candidats optimaux, vous pouvez choisir d'investir votre budget ailleurs.

3 - Meilleur processus d'entretien

Un CRM de recrutement automatise votre processus d'entretien en avertissant les candidats qualifiés sur les statuts de leurs candidatures.

Vous pouvez mettre en place des facteurs déclenchants au sein de workflows pour notifier ou envoyer un e-mail aux candidats lorsqu'ils passent une étape particulière. Par exemple, vous pouvez envoyer des e-mails de suivi depuis le CRM de recrutement, et ainsi donner un aperçu aux candidats de ce qui les attend dans les étapes suivantes de l'entretien.

4 - Maîtrise des coûts et du temps

Un CRM automatise beaucoup de processus de ressources humaines manuels, permettant aux recruteurs et recruteuses de se concentrer sur les tâches prioritaires de l'entreprise, telles que l'amélioration des processus d'entretien et le développement d'une relation humaine avec les interlocuteurs. Par exemple, un CRM peut fusionner les profils doublons, évitant ainsi toute redondance dans la liste de candidats, ou encore automatiser le tri de candidatures en fonction d'un système de scoring personnalisé.

1 - Adaptabilité

L'adaptabilité d'un logiciel signifie qu'il est en mesure de proposer des capacités élargies ou réduites pour répondre aux besoins en constante évolution d'une entreprise.

Avant de choisir un CRM de recrutement, posez-vous la question suivante : son infrastructure technologique peut-elle s'adapter en un clin d'œil ?

De plus, si votre entreprise évolue et s'élargit à différentes régions du pays :

• Vos recruteurs auront-ils accès au CRM où qu'ils soient ?
• Votre CRM supporte-t-il les intégrations éventuellement nécessaires pour être fonctionnel ?
• Votre CRM propose-t-il des tarifs échelonnés pour vous faire économiser au début ?
  
  

2 - Automatisation

L'automatisation est une autre caractéristique essentielle à rechercher. Pouvez-vous définir des tâches que votre CRM réalise automatiquement ? Il devrait notamment automatiser :

• La saisie de données en consignant les appels et les e-mails dans votre système
• Les réponses aux e-mails entrants et l'envoi de mises à jour des candidatures des clients potentiels
• Les relances par e-mail en cas de follow-up
• Les réponses prédéfinies aux questions fréquemment posées par les embauches potentielles
• Le marketing en intégrant les réseaux sociaux
• Les appels prévus et les entretiens avec les candidats qualifiés

3 - Support client disponible

Si vous faites face à des défis en utilisant un CRM de recrutement, vous aurez besoin de l'aide du support client. Assurez-vous que le logiciel propose un support client expérimenté qui peut résoudre les problèmes auxquels vous êtes confrontés, idéalement proposer un support client à travers de multiples canaux :

• Chatbots et live chat,
• Téléphone : SMS et appels,
• E-mail,
• Réseaux sociaux,
• Base de connaissance : tutoriels et ressources pour vous aider à résoudre les problèmes.

4 - Personnalisation

Un CRM de recrutement personnalisé permet à votre équipe de s'attaquer à ses tâches sans problème et d'augmenter sa productivité. Par exemple, vous pouvez configurer votre outil pour :

• Fixer un calendrier de recrutement : avec des calendriers pour choisir les dates de rendez-vous selon les disponibilités et les mises à jour automatiques par e-mail auprès des candidats selon les dates prédéfinies,
• Ajouter plus de fonctionnalités via des intégrations à d'autres logiciels : par exemple un outil de suivi des candidatures (OSC) avec votre CRM.
• Mettre votre marque en avant : vous pouvez partager les avantages de votre entreprise sur votre CRM et faire bonne impression auprès des candidats.

Les fonctionnalités clés d'un logiciel CRM pour le recrutement et les ressources humaines

Si vous cherchez un CRM de recrutement, voici les fonctionnalités indispensables à exiger :

1 - Analyse de CV

L'analyse de CV vous aide à sélectionner les candidats les plus adaptés pour vos offres. Ainsi, votre équipe consacre moins de temps et d'efforts à parcourir les candidatures. Lorsque vous choisissez un CRM, assurez-vous que le CRM propose cette fonctionnalité déjà intégrée ou propose des intégrations qui peuvent vous aider à réaliser cette tâche.

2 - Gestionnaire de candidats

Le gestionnaire de candidats encourage l'interaction entre vous et votre embauche potentielle. Il prend en compte l'intégration des candidats et la gestion des talents après le recrutement finalisé.

3 - Rapports et analyses des candidats

Les rapports et les analyses sont essentiels pour que vous puissiez optimiser vos processus au quotidien. Un tableau de bord doté d'un onglet Rapport permet d'assurer le suivi :

• Des sources des candidatures
• Du temps passé à pourvoir un poste
• Du nombre de candidats par offre d'emploi

Cette fonctionnalité vous permet de voir ce qui fonctionne et les axes d'amélioration de vos démarches. Vous pouvez ainsi apprendre de vos opportunités manquées et augmenter vos chances de réussite.

4 - Publication des offres d'emploi

Vous pouvez également vous concentrer sur un logiciel qui développe un portail d'offres d’emploi où les candidats potentiels peuvent découvrir les postes à pourvoir de votre entreprise.

En plus d'améliorer l'expérience utilisateur des candidats, ce type de site web simplifie le processus de candidature. Vous pouvez attirer autant de candidats que possible, sans passer par des agences de recrutement.

5 - Gestion des entretiens d'embauche

Un logiciel CRM adapté doit proposer des outils de gestion et de planification des entretiens. Le but est qu'il vous assiste, notamment via l'automation, dans la prise de rendez-vous, d'appels et la communication avec vos candidats pendant tout le processus.

6 - Gestion de l'intégration des candidats

Une fois les candidats sélectionnés, le processus d'intégration les aide à s'adapter plus rapidement à leur nouvel environnement de travail. Vous pouvez améliorer leur expérience (et leur rétention) grâce à une base de connaissances et à des tutoriels.

Systèmes de suivi des candidatures vs. CRM Recrutement

Les outils de suivi des candidatures (OSC) sont des répertoires de candidats qui facilitent votre processus de recrutement. Ils peuvent sembler proposer les mêmes options qu'un CRM de recrutement, mais il existe également des différences dans leurs fonctionnalités.

Similitudes

• L'automatisation : les deux logiciels allègent la charge de travail des recruteurs et optimisent les tâches de saisie de données manuelle.
• La décentralisation : vous pouvez stocker les données des candidats sur un serveur cloud et y accéder n'importe où, tant que vous disposez des autorisations appropriées.
• La collaboration : les équipes peuvent communiquer au sein de l'application et travailler ensemble pour atteindre le même objectif.
• Rapports et analyses : analysez vos résultats et processus facilement grâce à des tableaux de bord personnalisables.
• L'organisation des données : les deux logiciels éliminent les doublons et désengorgent vos bases de données de candidats.

Différences

• Le degré d'automatisation : un OSC demande plus de travail de saisie de données. La plupart des logiciels OSC disposent de plusieurs champs à remplir, ce qui nécessite une entrée manuelle des données. Après avoir parcouru un CV, vous devrez peut-être ajouter plus de champs au profil d'un candidat.
• Le champ des fonctionnalités : un logiciel OSC ne vous assiste que sur la gestion des données des candidats sans les fonctionnalités supplémentaires présentes dans les CRM de recrutement, qui peut englober des options marketing, de vente et de service client.

Intégrer un OSC avec votre CRM

Plutôt que de devoir choisir l'un ou l'autre, vous pouvez choisir les deux et intégrer l'OSC avec votre CRM de recrutement. Ainsi, vous pouvez :

• Gérer de larges volumes de candidatures.
• Maintenir et gérer des registres plus efficacement.
• Décentraliser votre équipe de recrutement sur différents lieux et lui permettre d'accéder à vos systèmes n'importe quand et n'importe où.

Utiliser le CRM de HubSpot pour développer vos activités de recrutement

Si vous débutez sur les CRM de recrutement, vous pouvez utiliser gratuitement la plateforme CRM de HubSpot. HubSpot vous propose une suite de logiciels tout-en-un qui vous permet d'aligner les objectifs de votre entreprise et d'obtenir des perspectives pertinentes sur votre processus de recrutement.

Vous pouvez gratuitement :

• Créer des fiches contacts pour vos candidats,
• Automatiser la gestion du pipeline,
• Créer et optimiser un site web ou des landing pages pour générer des conversions (candidats),
• Créer et optimiser la création de publicités,

• Automatiser la prise de rendez-vous et les rappels ou relances,
• Mettre en place un système de suivi des demandes entrantes,
• Intégrer HubSpot avec un OSC ou d'autres applications tierces, telles que Integrate HQ pour connecter HubSpot et Greenhouse.