Le Collectionist a fait appel à Copernic pour auditer les systèmes mis en place afin d’en déduire des axes d’amélioration. Des workflows structurels pour l’organisation du Collectionist ont été mis en place après un relevé de besoins au sein des équipes. Les équipes commerciales, de conciergerie et de terrain ont donc pu regrouper les informations sur les réservations et les demandes spécifiques allant même jusqu’à la création d'événements permettant d’inviter les personnels de terrain à accueillir des voyageurs. Cette structure a été créée grâce à une collaboration proactive des équipes IT, commerciale, conciergerie, d’accueil et du partenaire HubSpot.
Résultat : une amélioration de la transmission d’informations ayant pour vocation l’amélioration de l’expérience des vacanciers durant leur séjour.
Durant cette phase d’accompagnement, Le Collectionist a opté pour une migration de son blog, géré sur Wordpress, sur le CMS HubSpot. Au-delà d’une simple migration pour centraliser le travail des équipes, Le Collectionist avait pour objectif d’optimiser sa position sur les SERP (Search Engine Results Pages) et de gagner en performance technique sur les pages. Grâce à une migration, une optimisation des ressources utilisées (CSS, Html, Javascript, images…) et au développement de contenu, Le Collectionist a obtenu une croissance de 142% de mots clés indexés en 8 mois sur son site. Sur son blog, Le Collectionist gagne plus de 620% de mots clés. L’administration des contenus permet également à l’équipe un développement plus rapide des articles de blog.
En plus de la gestion de contenu, Le Collectionist a mis en place un pilotage des performances de ses équipes en utilisant les outils de reporting HubSpot. Depuis sa première expérience CRM, Le Collectionist a découvert une nouvelle manière de rendre accessibles les données aux équipes afin de les responsabiliser sur leurs KPIs, en vue de l’atteinte des OKR globaux. Ces reportings regroupent les informations de sessions, des demandes et de l’expérience client. Ils permettent de prévenir d'éventuels pics de réservations en vue du pilotage des équipes de manière efficiente. C’est pourquoi les managers sont équipés de rapports simples, tout comme les équipes, pour gagner en transparence.
Le Collectionist a fait le choix de travailler avec le logiciel HubSpot pour son adaptabilité et son ouverture API. L’équipe IT a créé une connexion à l’outil de gestion développé par Le Collectionist pour centraliser la totalité des données de leurs clients et voyages. En 2020, le schéma organisationnel de l’outil s’est révélé trop limité pour une utilisation spécifique : la reconnaissance automatique d’un contact clé au sein d’une réservation. À la suite de l’annonce de HubSpot en septembre 2020, Le Collectionist a vu une nouvelle dimension apparaître dans l’outil grâce aux custom objects (objets personnalisés) qui ont permis une reconnaissance automatisée des contacts clés d’une réservation. De nouvelles actions marketing ont donc été mises en place afin d’analyser le taux de satisfaction des voyageurs, historiser la récurrence de réservation des contacts…
En général, depuis son acquisition, la suite HubSpot Marketing et Sales a permis aux équipes d’adapter leurs processus de manière fiable et efficiente et d’être alignées. Cette organisation est à l’origine d’une meilleure fluidité de prise en charge des prospects et clients du Collectionist et offre à l’entreprise une belle croissance. Grâce à ce succès, Le Collectionist intègre de nombreuses nouvelles destinations et devient de plus en plus séduisant pour les propriétaires souhaitant louer leurs villas.