Quel est le but d'un devis ?

Le but d'un devis est de chiffrer le prix de la prestation ou de la marchandise en vue de l'établissement d'un contrat entre deux parties, un professionnel et un client potentiel. Le devis informe le prospect du montant total à payer que son projet requiert, en détaillant les informations composant ce prix total.

Ce document permet d'informer le client potentiel du prix de l'offre à laquelle il souscrit afin que celui-ci puisse comparer différentes offres puis s'engager de manière éclairée auprès du professionnel sélectionné.

Caractéristiques d'un devis

• Un devis est signé en double exemplaire pour que chaque partie en conserve une copie.
• Il est obligatoire de signer un devis pour l'ensemble des prestations qui excèdent la somme de 1 500 euros.
• Certains domaines d'activité sont légalement soumis à la rédaction de devis sous certaines conditions, notamment :
  • Les travaux et le dépannage,
  • Les services à la personne,
  • Les entreprises de déménagement,
  • Les professionnels de la location automobile,
  • Certains professionnels de santé en libéral.
• La validité d'un devis peut être limitée dans le temps, ce qui permet au professionnel de le modifier à échéance, dans des situations où les prix évoluent rapidement par exemple. Durant la durée de validité du devis, le contenu des prestations ainsi que leur coût ne peuvent être changés.

La rédaction d'un devis est donc une étape sécurisante pour toutes les parties dans la relation commerciale entre un professionnel et un client potentiel.

Quelle est la différence entre un devis, une facture et un bon de commande ?

Pour plus de détails :

Devis vs. facture

• Le devis est un document à visée informative destiné au client, remis avant la prestation. Il définit les termes de la prestation et dessine les contours de l'engagement réciproque des deux parties. Sa signature déclenche le début de la prestation.
• La facture est créée à l'issue du processus commercial pour clore une vente. Elle est une pièce comptable qui intervient comme preuve de la relation commerciale et de la finalisation de la prestation effectuée. La facture possède une valeur légale dès sa création et il est obligatoire de l'éditer dans le cadre d'une prestation commerciale. Elle doit ainsi être numérotée et son objectif est de détailler les services et produits livrés pour obtenir un paiement.

Devis vs. bon de commande

Le devis et le bon de commande ont des propriétés communes qui les rendent assez similaires, mais un bon de commande vise plutôt des produits et un devis plutôt des services.

• Les deux documents ne sont pas obligatoires mais conseillés dans une relation commerciale entre un professionnel et son client (de façon générale, car un devis peut dans certains cas être obligatoire). Ils ont également tous les deux valeur de contrat dès lors qu'ils sont signés par le client car ils engagent alors les deux parties.
• Le bon de commande permet de détailler le contenu et les modalités d'une commande au client avant de valider une vente. Il contient des éléments assez semblables à ceux d'un devis qui matérialisent une transaction en amont :
  • Identités du vendeur et de l'acheteur,
  • Date et numéro de commande,
  • Liste exhaustive et détaillée des produits ou services,
  • Mode de règlement,
  • Conditions générales de vente (CGV).

Quels éléments et mentions obligatoires inclure sur un devis ?

Les détails de la prestation

Le devis se présente la plupart du temps sous la forme d'un tableau qui liste l'ensemble des prestations proposées par l'entreprise :

• La description détaillée de chaque prestation,
• Le décompte précis des prestations de service (en quantité et en prix unitaire),
• Le prix de la main d’œuvre,
• Les frais additionnels (tels que les frais de déplacement par exemple),
• La somme globale à verser en HT (Hors Taxes) et TTC (Toutes Taxes Comprises), en précisant le taux de TVA applicable. 

Les informations en lien avec la rédaction

En marge de ce tableau sont contenues les informations relatives à la rédaction du devis : 

• La mention « devis »,

• La date de création du devis,
• La durée de validité de l'offre,
• La date de début et la durée estimée de la prestation,
• Les conditions de paiement, de livraison et d'exécution du contrat,
• Les conditions générales de vente ou les conditions de service après-vente. 

Les données sur l'entreprise et sur le prospect

On doit également trouver dans ce document les données qui concernent l'entreprise et le client : 

• Le nom, la raison sociale et l'adresse de l'entreprise,
• Le contact de l'entreprise (numéro de téléphone, adresse mail),
• Le statut et la forme juridique de l'entreprise,
• Le numéro RCS (commerçant) ou SIRENE (artisan),
• Le numéro d'identification à la TVA,
• Le nom et l'adresse du client.

Toutes ces informations doivent obligatoirement être mentionnées afin de respecter le caractère contractuel du devis.

La précision et la personnalisation d'un devis dépendent essentiellement de la complexité des prestations dont il est question et du secteur d'activité. Dans tous les cas, il vaut mieux veiller à détailler le plus possible le devis pour éviter les déconvenues et les incompréhensions.

Pourquoi utiliser un logiciel de devis ?

Gagner du temps

Utiliser un outil dédié permet à l'entreprise de gagner du temps car il propose des fonctionnalités et une automatisation de la gestion des devis et/ou pièces comptables.

Ainsi, la relation commerciale reprend toute sa place et l'outil vient soutenir l'activité de l'entreprise, qui peut se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Centraliser les données clients

De nombreux outils CRM proposent une centralisation des données clients, liant l'historique des conversations et achats, les informations de contacts, et les devis afin de retrouver l'ensemble en un seul endroit.

Professionaliser les relations clients

Notamment pour les TPE et PME, un devis clair, structuré et standardisé peut renforcer la confiance lors des discussions avec des prospects.